W każdej firmie potrzebne są drukarki, a w tych większych nawet kilka czy kilkanaście. Z reguły, firmy odchodzą już od drukarek atramentowych na rzecz szybciej drukujących drukarek laserowych. To co jest największym problemem większych firm, to nie sam zakup drukarki, ale jej późniejsza eksploatacja. Ona stanowi bowiem główne źródło kosztów w procesie obiegu dokumentów w firmie. Na czym zasadza się problem? Na tym, że poszczególni pracownicy traktują drukarki jako rzecz oczywistą i posiadającą niewyczerpane pokłady bezpłatnego toneru.
Drukowanie prywatnych dokumentów: pracy magisterskiej córki, nowego tomu Harry’ego Potter’a dla dziecka, czy własnych CV jest sprawą częstą, choć nie stwarzającą jeszcze aż takich problemów jak niefrasobliwe drukowanie. Co to oznacza? Oznacza to drukowanie wszystkich dokumentów bez należytej dbałości o toner drukarki. Mimo tego, że większość dokumentów drukowana jest na własny użytek i nie stanowi oferty handlowej lub listu dziękczynnego, w związku z czym nie musi być drukowane na najwyższej jakości wydruku, pracownicy nie przywiązując do tego uwagi, drukują wszystkie dokumenty bez ingerencji w ustawienia drukarki. Innym przykładem kiedy bezsensownie marnuje się tonery jest drukowanie wszystkiego w kolorze. Nawet nieistotnych zdjęć czy rysunków. Pracownicy nie zdają sobie sprawy jak kosztowne są oryginalne tonery HP, Epsona czy innej firmy, której drukarkę ma szczęście posiadać firma, nie czują odpowiedzialności za sprzęt firmowy i z tego powodu narażają firmę na koszty, które spokojnie można by było obniżyć przez edukację pracowników w zakresie ekonomicznego korzystania z drukarek firmowych.